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Título
Text copied to clipboard!Coordinador de Documentos
Descripción
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Estamos buscando un Coordinador de Documentos altamente organizado, meticuloso y orientado al detalle para supervisar la creación, recepción, clasificación, almacenamiento, actualización y distribución de documentos dentro de la organización. Esta posición es fundamental para garantizar que la información documental se mantenga precisa, accesible, segura y alineada con los procedimientos internos, los requisitos regulatorios y los estándares de calidad aplicables. El candidato ideal tendrá experiencia en control documental, administración de archivos físicos y digitales, y coordinación entre diferentes departamentos para asegurar que toda la documentación relevante esté completa y disponible cuando se necesite.
El Coordinador de Documentos será responsable de mantener sistemas de gestión documental eficientes, controlar versiones, verificar formatos, asegurar aprobaciones oportunas y apoyar auditorías internas y externas. También colaborará estrechamente con equipos operativos, administrativos, legales, de calidad y de cumplimiento para garantizar que los documentos cumplan con políticas corporativas y normativas vigentes. Esta función requiere una combinación de habilidades administrativas, capacidad analítica, criterio para priorizar tareas y dominio de herramientas tecnológicas de gestión de documentos.
Además de organizar archivos y registros, la persona en este puesto deberá identificar oportunidades de mejora en los flujos documentales, proponer prácticas más eficientes y contribuir a la estandarización de procesos. Será importante mantener la confidencialidad de la información, responder con agilidad a solicitudes internas, capacitar a usuarios sobre buenas prácticas documentales y monitorear calendarios de retención, renovación y archivo. La capacidad para trabajar con precisión bajo plazos ajustados y manejar múltiples solicitudes simultáneamente será clave para el éxito en este rol.
Buscamos a alguien con excelentes habilidades de comunicación, enfoque de servicio, disciplina operativa y compromiso con la calidad. El Coordinador de Documentos deberá actuar como punto de referencia para consultas relacionadas con registros, plantillas, nomenclaturas, permisos de acceso y trazabilidad documental. También participará en la preparación de reportes, seguimiento de indicadores y soporte a iniciativas de transformación digital relacionadas con la documentación empresarial.
Esta oportunidad es ideal para una persona que disfrute trabajar con estructura, procesos y control de información, y que quiera aportar orden, confiabilidad y eficiencia al funcionamiento general de la organización. Si tienes experiencia administrando documentación crítica, te adaptas bien a entornos dinámicos y valoras la exactitud en cada detalle, este puesto puede representar un excelente paso en tu desarrollo profesional.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Organizar, clasificar y mantener archivos físicos y digitales de la empresa.
- Controlar versiones, fechas, aprobaciones y distribución de documentos oficiales.
- Verificar que los documentos cumplan con formatos, políticas y estándares internos.
- Coordinar con distintas áreas la recepción, actualización y archivo de documentación.
- Administrar permisos de acceso y resguardar información confidencial y sensible.
- Preparar documentación para auditorías, inspecciones y revisiones de cumplimiento.
- Monitorear plazos de retención, vencimiento y renovación de registros clave.
- Generar reportes sobre estado documental, trazabilidad y cumplimiento de procesos.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Experiencia previa en coordinación documental, archivo o administración de registros.
- Conocimiento de sistemas de gestión documental y control de versiones.
- Alta atención al detalle y capacidad para detectar inconsistencias documentales.
- Dominio de herramientas ofimáticas y plataformas digitales de almacenamiento.
- Habilidad para organizar múltiples tareas y cumplir plazos establecidos.
- Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal en entornos profesionales.
- Capacidad para manejar información confidencial con discreción y responsabilidad.
- Formación técnica o universitaria en administración, gestión documental o áreas afines.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuánta experiencia tiene en gestión y control de documentos corporativos?
- ¿Ha trabajado con sistemas digitales de gestión documental? ¿Cuáles?
- ¿Cómo asegura la precisión y actualización de documentos críticos?
- ¿Qué experiencia tiene preparando documentación para auditorías o inspecciones?
- ¿Cómo prioriza solicitudes urgentes de diferentes departamentos?
- ¿Ha administrado documentos confidenciales o regulados anteriormente?
- ¿Qué herramientas utiliza para controlar versiones y trazabilidad documental?
- ¿Está cómodo trabajando con procesos estandarizados y tareas detallistas?
